Smile Account กับประเภทธุรกิจ
Smile Account กับค้าวัสดุก่อสร้าง
ธุรกิจค้าวัสดุก่อสร้างเป็นลูกค้ากลุ่มเป้าหมายที่เรามุ่งเน้าพัฒนาโปรแกรมให้ตรงงานกับธุรกิจนี้ให้มากที่สุด โดยเริ่มตั้งแต่ขบวนการจัดซื้อ การควบคุมเป้าในการซื้อ การเปรียบเทียบราคาซื้อ การวิเคราะห์ยอดการสั่งซื้อตามช่วง การวิเคราะห์สินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อสินค้าตามสูตรที่กำหนด การตรวจรับสินค้าตามใบ PO การควบคุมการรับสินค้าเกิน PO ส่วนทางด้านการขายก็มีความสามารถในการออกใบสั่งขาย การจัดสินค้า การวางแผนการส่งมอบสินค้า และการวิเคราะห์การขายตามมิติต่างๆ การให้ข้อมูลวิเคราะห์ลูกค้าในหน้าจอขายเพื่อให้พนักงานขายเปิดบิลขายได้อย่างเหมาะสม การควบคุมวงเงินเครดิต การกำหนดราคาขายเป็นสัญญตามโครงการ เป็นต้น ซึ่งเหล่านี้ก็เป็นประสบการณ์ตรงในการผ่านงานการพัฒนาระบบให้กับธุรกิจประเภทนี้
ระบบควบคุมเป้าในการซื้อ
เป้าในการสั่งซื้อสินค้าเป็นอีกเครื่องมือหนึ่งที่จะช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถ ควบคุมการสั่งซื้อให้ประโยชน์สูงสุุด โดยไม่เป็นแต่เพียงการสั่งซื้อตามควมต้องการเท่านั้น แต่เป็นการสั่งซื้อเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดตามเป้าของผู้แทนจำหน่ายที่ได้กำหนดไว้ให้ โดยในระบบซื้อสินค้าจะมีระบบ MIS ให้สามารถวิเคราะห์ให้เห็นได้ทันทีว่าสินค้าที่กำหนดสั่งซท้อกับตัวแทนฯนี้ใกล้ถึงเป้าที่กำหนดในช่วงนี้หรือยัง ถ้าใกล้ถึงแล้วฝ่าจัดซื้อก็สามารถขออนุมัติสั่งซื้อสินค้าเกินจุดสั่งซื้อ เพื่อให้ได้เป้าในการซื้อนั้นๆได้
ระบบ MIS Information > ตรวจสอบราคาขายได้ทันที
พนักงานขายที่กำลังเปิดใบเสนอราคา ใบสั่งขาย หรือเปิดหน้าขาย สามารถกดตรวจสอบข้อมูลราคาขายสินค้าที่กำลังขายได้ทันที่ เพื่อประเมิณการให้ราคาขายกับลูกค้า พร้อมทั้งสามารถกดตรวจสอบประวัติการขาย การให้ส่วนลด การให้เครดิต ให้กับลูกค้าได้ทันที
ประวัติการขาย
พนักงานขายสามารถตรวจสอบประวัติการขายสินค้าให้กับลูกค้าได้ ทันที่เพื่อเป็นข้อมูลในการตัดสินใจ เมื่อลูกค้าต่อรองราคาขาย หรืออื่นๆ เพื่อให้เกิดความสะดวกรวดเร็วในขบวนการขาย หรือการปิดการขายได้เร็วยิ่งขึ้น
Smile Account กับธุรกิจผลิตเพื่อขาย
โปรแกรมบัญชี Smile Account มีความสามารถในการบริหารการผลิต โดยเริ่มตั้งแต่ฝ่ายขายออกใบเอกสารใบสั่งจองเพื่อผลิตตามความต้องการของลูกค้า จากนั้นระบบจะส่งข้อความ (Message) ไปบอกฝ่ายผลิตให้ได้รับรู้ Order นั้นๆ จากนั้นฝ่ายผลิตจะออกใบสั่งผลิตเพื่อผลิตสินค้าโดยอ้างอิงเลขที่ order นั้นๆ โดยสามารถโหลดสูตรการผลิตตามที่ได้ผูกไว้กับสินค้าสำเร็จรูป หรือสามารถเปลี่ยนแปลงสูตรการผลิตได้ที่หน้าจอใบสั่งผผลิตได้ เมื่อออกใบสั่งผลิตเสร็จแล้วเราก็จะได้ปฏิทินตารางกำหนดเสร็จให้กับลูกค้า เพื่อฝ่ายบริหารจะได้วางแผนการผลิตได้ จากนั้นแผนกต่างๆในแต่ละขั้นตอนก็จะเบิกวัตถุดิบที่ระบุไว้ในใบสั่งผลิตเข้าสู่งานผลิต เมื่อผลิตเสร็จแล้วก็สามารถที่จะรับสินค้าสำเร็จรูปโดยอ้างอิงใบ Order โดยโปรแกรมก็จะคำนวณต้นทุนรับสำเร็จรูปให้โดยอัตโนมัติ ตามสูตร Bom ที่กำหนดไว้ เมื่อรับสินค้าสำเร็จรูปเสร็จแล้วโปรแกรมก็จะส่งข้อความ (Message) กับไปบอกพนักงานขายเจ้าของ Order ให้รับรู้ว่างานผลิตของลูกค้าเสร็จแล้วเพื่อดำเนินการออกใบส่งของต่อไป
แนวทางในการพัฒนาระบบ
โปรแกรมบัญชี Smile Account ให้มีความสามารถในการบริหารการผลิต สำหรับลูกค้าที่ผลิตเพื่อขายหรือมีขบวนการผลิตที่ไม่ซับซ้อนมากนัก ได้ใช้โปรแกรมในส่วนนี้เพื่อบริหารการผลิตและควบคุมต้นทุนในการผลิตได้ ออกใบสั่งผลิตเพื่อเบิกวัตถุดิบได้ตรงตามสูตร และสามารถวางแผนการผลิตเพื่อให้สามารถส่งมอบงานให้กับลูกค้าได้ทันตามกำหนด
สรุปคุณสมบัติอย่างย่อดังนี้
สามารถออกใบสั่งจองผลิตของพนักงานขายได้ (Sale Order) // มีระบบส่งข้อความถึงฝ่ายผลิตที่เกี่ยวข้องได้ทันที (Message) // สามารถออกใบสั่งผลิตโดยอ้างอิง Order ได้ // สามารถจัดทำรายงานใบสั่งจองผลิต(Sale Order) ที่ยังไม่ถูกสั่งผลิตได้ // ใบสั่งผลิตสามารถกำหนดวันที่นัดส่งมอบ ผู้รับผิดชอบ หรือสถานะการผลิตได้ พร้อมทั้งสามารถกำหนดวันที่เสร็จจริงได้ // ในใบสั่งผลิตสามารถเปลี่ยนแปลงสูตรการผลิต หรือเปลี่ยนแปลงวัตถุดิบได้ // มีระบบปฏิทินแสดงวันครบกำหนดส่งมอบงานเพื่อวางแผนการส่งมอบ // สามารถกำหนดสูตรการผลิตได้ Multi-Level // สามารถวิเคราะห์วัตถุดิบคงเหลือตามสูตรการผลิต และจัดทำ Re-Order ได้ทันที // สามารถจัดทำรายงาน Work in Process หรืองานระหว่างทำที่ยังคงค้างอยู่ได้ // สามารถกำหนด ค่าแรงทางตรง และทางอ้อมในสูตรการผลิตได้ // เมื่อรับสินค้าสำเร็จรูปหรือปิด Job โปรแกรมจะคำนวณต้นทุนสำเร็จรูปตามสูตรการผลิตให้อัตโนมัติ
Smile Account กับระบบฝากขาย
โปรแกรมบัญชี Smile Account ได้พัฒนาโปรแกรมเสริมในส่วนระบบงานฝากขายสำหรับลูกค้าที่จำหน่ายหนังสือ โดยเราได้ออกแบบ Flow การทำงานเสริมตั้งแต่การออกใบเสนอราคา การจัดทำใบสั่งขาย(Sale Order) จากนั้นก็ออกใบฝากขาย (โดยการบันทึกโอนสินค้าไปยังคลังฝากขายที่ผูกไว้กับข้อมูลลูกค้า) หลังจากนั้นทุกสิ้นเดือนหรือเมื่อครบกำหนด ก็จะทำการออกใบกำกับภาษีขายตัดสต็อกตามยอดขาย โดยตัดยอดจากคลังฝากขายของลูกค้า หลังจากนั้นก็ทำการโอนคืนสินค้าเพื่อปิดรอบ หรือสร้างเอกสารเป็นใบฝากขายต่อได้ นอกจากนั้นในระบบการออกใบกำกับภาษีขายก็ยังสามารถตัดเงินมัดจำล่วงหน้าได้
การบันทึกบัญชี
การบันทึกบัญชีของระบบฝากขายสามารถกำหนดได้หลายรูปแบบ ซึ่งโปรแกรมได้ให้ลูกค้าสามารถผูกเงือนการลงบัญชีได้เอง ตามวิธีการรับรู้รายได้ของลูกค้า
ระบบจำหน่ายมือถือและเครื่องใช้ไฟฟ้า
ในทุกหน้าจอของโปรแกรม Smile Account ที่เกี่ยวข้องกับสต็อก ไม่ว่าจะเป็นหน้าจอรับสินค้า หน้าจอขายสินค้า หน้าจอเบิกสินค้า หน้าจอโอนสินค้า และอื่นๆ เมื่อต้องทำรายการกับสินค้าที่ต้องกำหนด Serial Number โปรแกรมจะเตือนให้กำหนด Serial Number ก่อนที่จะบันทึกข้อมูลเสมอ เพื่อควบคุมให้สต็อก Serial Number กับสต็อกสินค้าคงเหลือเท่ากันตลอด และโปรแกรมยังได้ออกแบบให้ลดข้อผิดพลาดในการขาย Serial Number โดยการให้สามารถยิง Serial Number ในการขายได้ โดยขายได้ทั้งเงินสด แบบ POS และขายสินค้าเงินเชื่อ
การรับ Serial Number
เมื่อบันทึกรับสินค้าโดยการใส่รหัสสินค้า และระบุปริมาณแล้วโปรแกรมก็จะเตือนให้ผู้ใช้กำหนด Serial Number ทันทีดังรูป ทั้งนี้ก็เพื่อป้องกันให้ไม่ลืมกำหนด Serial Number แต่ถ้าลืมกำหนดเมื่อกดบันทึกข้อมูลโปรแกรมก็จะเตือนอีกครั้ง ถ้าใส่ Serial Number ไม่ครบหรือไม่ได้ใส่
หน้าจอรับ Serial Numer โดยสามารถรับเป็นช่วงโดยการคีย์เข้าไป หรือ สามารถรับโดยการยิง Serial Number ที่ละรายการก็ทำได้ หรือสามารถนำเข้าข้อมูลจาก Text File ที่ได้จากการเครื่อง Handhelp ก็สามารถทำได้เช่นกันเพื่อให้เกิดความถูกต้อง รวดเร็วยิ่งขึ้น
นอกจากนั้นยังสามารถนำเข้าข้อมูลจาก Text File ของรายการ Serial Number ของทุกรายการสินค้าในบิลรับได้พร้อมกัน โดยโปรแกรมจะประมวลผลแยกจับคู่ Serial Number กับรายการสินค้าให้เองอัตโนมัติ
การขึ้นระบบโปรแกรมบัญชีออนไลน์ >> ลำดับขั้นตอนในการใช้งานโปรแกรมบัญชี Smile Account Charming
เพื่อให้ง่ายในการใช้งานโปรแกรม จึงจะสรุปขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานโปรแกรมดังนี้
1.สร้างบริษัททำงานใหม่ โดยไปที่เมนู “Admin->จัดการกับข้อมูล->สร้างบริษัททำงานใหม่” เป็นการสร้างบริษัทหรือสร้างฐานข้อมูล (Database) เพื่อใช้จัดเก็บข้อมูลต่างๆ โดย 1 ฐานข้อมูลคือ 1 บริษัท
2.บันทึกข้อมูลบริษัท โดยไปที่เมนู “เริ่มต้น->บันทึกข้อมูลบริษัทและกำหนดค่าการใช้งาน” เป็นการกำหนดชื่อที่อยู่บริษัทและกำหนดค่าการใช้งานต่างๆ (Option) เพื่อให้โปรแกรมทำงานในขั้นตอนบางอย่างตามที่ต้องการ ถ้าไม่กำหนดก็จะเป็นขั้นตามที่โปรแกรมกำหนดไว้ เช่น กำหนดให้ต้องอนุมัติใบเสนอราคาก่อนจึงจะเปิดบิลขายได้ เป็นต้น
3.สร้างรหัสผู้ใช้งานโปรแกรมบัญชี โดยไปที่เมนู “Admin->บันทึกรหัสผู้ใช้งาน” เป็นการกำหนดรหัสผู้ใช้งานและรหัสผ่าน ที่จะเข้าสู่โปรแกรม เพื่อใช้ในการกำหนดหน้าที่การทำงาน(สิทธิ์ใช้งาน) และเพื่อสารมารถตรวจสอบได้ว่าใครทำอะไร หน้าจอไหนบ้าง (Logbook) เป็นต้น โดยในการใช้งานครั้งแรกที่ยังไม่ได้กำหนดรหัสผู้ใช้งานใหม่ ให้เข้าโปรแกรมโดยใช้รหัส CSMILE และไม่มีรหสผ่าน
4.ลำดับขั้นตอนการขึ้นระบบใหม่ โดยไปที่เมนู “เริ่มต้น->ลำดับขั้นตอนการขึ้นระบบใหม่” เป็นการกำหนดค่าที่จำเป็นต้องใช้ก่อนการขึ้นระบบจริง เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดต่างๆในการใช้งานจริง โปรแกรมได้เตรียมข้นตอนทั้งหมดที่ลูกค้าต้องทำไว้ในหน้าจอเดียวเพื่อให้เกิดความง่ายในการใช้งาน โดยมีหัวข้อดังนี้
4.1. ค่าเริ่มต้นที่จำเป็น เป็นการกำหนดข้อมูลหลักต่างๆ เช่น รหัสแผนก,รหัสสาขา,รหัสเครดิต เป็นต้น เฉพาะที่จำเป็นต้องมีก่อนการบันทึกข้อมูลรายวันต่างๆ แต่ก็สามารถกำหนดข้อมูลหลักอื่นๆเพิ่มเติมได้โดยไปที่เมนู “เริ่มต้น->กำหนดรหัสหลักต่างๆ”
4.2. สินค้าคงคลัง เป็นการกำหนดค่าต่างๆที่ต้องใช้ก่อนขึ้นระบบสินค้าคงคลัง ซึ่งจะกระทบกับอีกหลายระบบ เช่น การบันทึกข้อมูลสินค้า (นำเข้าจาก Text File ได้),กำหนดคลัง,บันทึกสต็อกยกมา,บันทึกราคาขายมาตรฐานของสินค้า เป็นต้น
4.3. ระบบลูกหนี้ เป็นการกำหนดค่าต่างๆที่ต้องใช้ก่อนการขึ้นระบบขายและระบบลูกหนี้ เช่น บันทึกข้อมูลลูกค้า,บันทึกเอกสารตั้งหนี้/ลดหนี้คงค้างยกมา,บันทึกสัญญาราคาขายสินค้า เป็นต้น
4.4. ระบบเจ้าหนี้ เป็นการกำหนดค่าต่างๆที่ต้องใช้ก่อนการขึ้นระบบซื้อและระบบเจ้าหนี้ เช่น บันทึกข้อมูลเจ้าหนี้,บันทึกเอกสารตั้งหนี้/ลดหนี้คงค้างยกมา,บันทึกสัญญาราคาซื้อสินค้า เป็นต้น
4.5. ระบบธนาคารและเช็ค เป็นการกำหนดค่าต่างๆที่ต้องใช้ก่อนการขึ้นระบบธนาคารและเช็ค เช่น กำหนดรหัสธนาคาร,บันทึกบัญชีธนาคาร,รายการเช็ครับ/เช็คจ่ายยกมา,เงินสดยกมา เป็นต้น
4.6 ระบบบัญชี เป็นการกำหนดค่าต่างๆที่ต้องใช้ก่อนการขึ้นระบบบัญชี เช่น กำหนดสมุดรายวัน,งวดบัญชี,สร้างผังบัญชี,บันทึกบัญชียกมา และรูปแบบวิธีการลงบัญชีของรายวันต่างๆ
4.7. Admin เป็นการกำหนดค่าทางด้าน Admin เช่น การกำหนดรหัสผู้ใช้งานเข้าโปรแกรม, กำหนดสิทธิ์การใช้งาน, กำหนดรูปแบบเอกสาร/ฟอร์มเอกสาร (เป็นการกำหนดที่เดียวทุกหน้าจอและก็สามารถเข้าไปแก้ไขในแต่ละหน้าจอได้), กำหนดรูปแบบเลขที่การ running ใบกำกับภาษีขาย เป็นต้น
4.8. ฟอร์มเอกสาร ในโปรแกรมบัญชี Smile Account Charming มีเครื่องมือสำหรับสร้างฟอร์มเอกสาร โดยลูกค้าสามารถออกแบบฟอร์มเอกสารต่างๆ สำหรับทุกหน้าจอรายวัน เพิ่มเติมได้เอง โดยวิธีการใช้งานงานก็จะง่ายๆ คลิกดูหน้าจอออกแบบฟอร์ม (โดยข้อมูลต่างๆสามารถบันทึกตั้งรหัสใหม่ หรือสามารถสร้างเป็น Text File จากโปรแกรมเดิม แล้วนำเข้ามาในโปรแกรมบัญชี Smile Account ได้ โดยไม่ต้องคีย์ใหม่)
ทำไมถึงต้องเป็นโปรแกรมบัญชี Smile Account
เราได้ออกแบบโปรแกรมบัญชี Smile Account ให้มีความแตกต่างจากโปรแกรมบัญชีอื่นๆ โดยเน้นการพัฒนาทุกส่วนงาน เช่น Function การใช้งานและระบบเสริมที่รองรับการใช้งานจริงของแผนกต่างๆ,การขยายระบบงานได้เองเพื่อการอิมพลีเม้นท์ระบบ
1.ใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ในการพัฒนา โปรแกรมบัญชี Smile Account ใช้เทคโนโลยีของ MS.NET ภาษาที่ใช้คือ c#.net ,XML Webservice ทั้งนี้เพื่อเพิ่มความสามารถใหม่ๆให้กับโปรแกรม และเพื่อข้ามข้อจำกัดบางอย่างในการพัฒนาโปรแกรมด้วยเทคโนฯเก่าๆ ด้วยเทคโนฯใหม่นี้จึงทำให้โปรแกรมเราที่ออกแบบเป็น Window Base แต่สามารถต่อใช้งานแบบออนไลน์ระหว่างสาขา ผ่าน http protocal ได้ (ไม่ใช่ terminal service) และมีการเข้ารหัสความปลอดภัยของข้อมูลที่ส่งผ่านระหว่างสาขา และยังได้มีการบีบอัดข้อมูลก่อนทำการส่งมายังเครื่อง Server อีกด้วย
2.Multi-Tier Application เป็นการออกแบบโปรแกรมเพื่อวางแผนให้ลูกค้าในระบบดับ ERP สามารถออกแบบเครื่อง Server ให้ช่วยกันประมวลผลการทำงานได้ เช่นสาขา A ออนไไลน์เข้าที่เครื่อง Server A,สาขา B ออนไลน์เข้ามาที่เครื่อง Server B ฯลฯ โดยมีเครื่อง Server D ทำหน้าที่เป็น Database Server เป็นต้น
3.มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูง โดยให้ลูกค้าสามารถเพิ่มเติมแก้ไขโปรแกรมในบางส่วนได้ โดยเริ่มจากเรื่องง่ายๆ เช่น การจัดทำรายงาน,การสร้างฟอร์มเอกสาร,การนำข้อมูลเฉพาะที่ต้องการออกไปยัง MS.Excel เพื่อใช้งานต่อ,การเพิ่มฟิวด์ (Field) ข้อมูลในหน้าจอรายวันต่างๆ การปรับแต่งหน้าจอค้นหา หน้าจอแสดงข้อมูล ให้แสดงข้อมูลหรือฟิวด์ข้อมูลตามที่ตนเองต้องการก็ได้ จนกระทั้งการเขียนโมดุลเชื่อมต่อเข้าไปในหน้าจอรายวันต่างๆ หรือ การเขียนโปรแกรมเชื่อมต่อกัน โดย Otpions ต่างๆ จะมี Admin เป็นคนกำหนด เป็นต้น
4.มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง Smile Account Charming เป็นโปรแกรมชุดที่ 2 ของบริษัทฯ ที่ได้ออกแบบขึ้นมาใหม่โดยใช้ประสบการณ์ต่างๆที่ได้สะสมมา โดยเพิ่มความสามารถต่างๆทั้งทางด้านระบบงาน ,รายงาน,MIS,กราฟ,ระบบตรวจสอบ,ระบบสิทธิ์ที่ระเอียดมากขึ้น,ระบบวิเคราะห์และติดตามข้อมูล (Drilling Down,Document Flow) เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อให้ลูกค้าได้ใช้โปรแกรมที่มีความทันสมัย ทันต่อความต้องการในการใช้งาน และทันต่อเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา
5.ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลในการตัดสินใจได้ง่าย เราต้องการให้โปรแกรมของเราเป็นมากกว่าโปรแกรมบัญชีที่ใช้สำหรับออกเอกสารทางด้านบัญชีหรือเพื่อรองรับระบบงานบัญชีแต่เพียงอย่างเดียว เราต้องการให้ลูกค้าหยิบข้อมูลที่ต้องการได้ทันที โดยไม่ต้องไปใส่เงื่อนไขที่ซับซ้อนในการสั่งพิมพ์รายงาน เมื่อคุณต้องการข้อมูลในการที่จะตัดสินใจอนุมัติเอกสารขายติดวงเงินคุณจะมีข้อมูลทั้งหมดอยู่ตรงหน้าให้คุณได้กดดู เช่นประวัติการขาย,ข้อมูลเช็ค,อายุลูกหนี้,เอกสารค้างชำระ,ข้อมูลวงเงิน เป็นต้น นอกจากนั้นยังสามารถเขียน สคริป (Script) ง่ายๆเพิ่ม MIS เข้าไปได้เอง หรือคุณต้องการเปิดบิลขายให้ลูกค้าก็สามารถกดดูประวัติการขายสินค้า และประวัติเกี่ยวกับลูกหนี้ได้ทั้งหมดทันที
6.มีระบบสิทธิ์การใช้งานสูง ถ้าคุณต้องการให้พนักงานขายหรือกลุ่มพนักงานขายมองเห็นเฉพาะข้อมูลลูกค้าของตนเอง,ถ้าต้องการให้สาขาที่ออนไลน์เข้ามาเห็นเฉพาะข้อมูลของตนเอง,ถ้าคุณต้องการให้สั่งพิมพ์รายงานได้เฉพาะข้อมูลของตนเอง,ให้พนักงานขายแก้ไขใบเสนอราคาได้เฉพาะของตนเอง, มีระบบเตือนต่างๆเมื่อผู้ใช้งาน login เข้าสู่โปรแกรม,มองเห็นเฉพาะเมนูที่มีสิทธิ์ใช้งาน, พนักงานขายหรือกลุ่มพนักงานขายมองเห็นเฉพาะรายการสินค้าที่ตนเองมีสิทธิ์ขาย และคุณสามารถปรับความสามารถ (option) บางอย่างของโปรแกรมเพื่อให้ทำงานตามแบบที่คุณต้องการได้ คุณจะเห็นความสามรถนี้ในโปรแกรม Smile Account Charming